Job Description:

Supervision immédiate :       Gestionnaire de l’administration au bureau du secrétaire de la Société

Responsibilities:

• Assister aux réunions des organes directeurs de Makivik (déplacements requis);
• Élaborer les ordres du jour des réunions avec les divers départements de la Société Makivik;
• Aider à la création d’ordres du jour et de documents dans DiliTrust, envoyer les notifications et mettre DiliTrust à jour, selon les besoins;
• Organiser les réunions Zoom, les animer et les enregistrer;
• Tenir un compte-rendu précis des discussions et de toute action soulevée;
• Rédiger avec exactitude les procès-verbaux des réunions d’entreprise sous un format normalisé à partir de notes prises et ou d’enregistrements;
• Assurer la liaison et communiquer avec le personnel de direction et ou avec les cadres supérieurs pour obtenir des clarifications, selon les besoins;
• Soumettre au superviseur les projets de procès-verbal d’entreprise aux fins de révision au plus tard le troisième jour suivant la réunion, sauf accord contraire;
• Assurer la confidentialité de tous les documents et de toutes les discussions des réunions;
• Mettre à jour les mesures à prendre et les diffuser aux fins de suivi;
• Tenir un registre des procès-verbaux et des résolutions finalisées;
• Distribuer les documents finalisés en temps voulu;
• Assurer un bon classement des documents officiels de la Société;
• Aider le superviseur dans l’élaboration et le maintien d’un système de classement adéquat pour les bureaux de Montréal et de Kuujuuaq;
• Être disponible à voyager, selon les besoins;
• Effectuer d’autres tâches connexes dans le cadre du poste ou à la demande de son superviseur.

Qualifications:

• Diplôme d’études collégiales ou professionnelles en rédaction de procès-verbaux ou un minimum de deux années d’expérience pertinente;
• Excellentes compétences en communication dans au moins deux (2) ou trois (3) de ces langues : Inuktitut, anglais et ou français;
• Posséder de solides compétences pratiques en informatique, y compris la Suite Microsoft (Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint, DiliTrust, etc.);
• Connaissances des sujets spécifiques liés à la Société et à ses filiales (au besoin);
• Capacité à respecter les délais et apte à travailler sous pression;
• Capacité à travailler de manière autonome;
• Personne organisée, fiable et capable de traiter l’information confidentielle;
• Capacité à collaborer et à faire preuve d’initiative;
• Capacité à travailler sous pression tout en respectant les échéanciers;
• Posséder de solides compétences en organisation et en gestion du temps;
• Aptitudes en communication, en analyse et en organisation;
• Apte à établir des priorités tout en demeurant flexible;
• Personne autonome motivée et capable de travailler dans un environnement unique;
• Capacité à travailler de manière autonome, également un bon joueur(se) d’équipe avec d’excellentes compétences interpersonnelles;
• Une autorité de sécurité est requise.

Benefits:

Tous les avantages sociaux offerts aux employés de Makivvik annuellement, tels qu’ils sont décrits dans le Manuel des politiques des ressources humaines de Makivvik, notamment :

 Régime de pension simplifié

Vacances annuelles : 20 jours en commençant

Congés de maladie :  15 jours

Indemnité d’isolement : Max. de 20 800 $

Indemnité de fret :     Max. de 6 500 $

Assurance collective

Indemnité pour l’essence :    Max. de 3 500 $

Indemnité de déplacement : Max. de 25 000 $

Indemnité de logement : Max. de 12 000 $