Job Description:

Supervision immédiate :        Le trésorier au sein du Département de la trésorerie

Responsibilities:

• Fournir un soutien administratif complet au trésorier ainsi qu’au Département des Finances.
• Gérer et maintenir l’agenda du trésorier, y compris la planification des rendez-vous à mettre à ’horaire et la coordination des réunions.
• Organiser la logistique des réunions telle que les ordres du jour, les appels conférences et les documents d’appui.
• Rédiger l’ébauche, réviser et préparer des lettres, des courriels et d’autres communications au nom du trésorier.
• Superviser les opérations administratives quotidiennes du bureau du trésorier afin d’assurer un flux de travail fluide.
• Rassembler, organiser et préparer à l’avance le matériel requis pour les réunions du trésorier
• Collaborer avec le personnel du Département de la trésorerie en vue de coordonner les tâches administratives et d’en assurer la cohérence et l’uniformité.
• Aider à la préparation de présentations Power Point et d’autres documents pour les réunions du conseil d’administration, de l’AGA (Assemblée générale annuelle) et dans le cadre de divers événements internes ou externes.
• Coordonner la logistique d’événements spéciaux, de réunions et d’activités départementales.
• Organiser les déplacements du trésorier, y compris les itinéraires, l’hébergement et la documentation requise.
• Rédiger, préparer et distribuer les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des mesures de suivi.
• Gérer les appels téléphoniques entrants, les courriels et les demandes générales adressés au trésorier.
• Prioriser et traiter les questions ou enjeux qui nécessitent une attention immédiate, en les escaladant au besoin.
• Préparer les documents officiels, la correspondance et d’autres supports administratifs, tel que requis.
• Fournir un soutien administratif et logistique aux membres du personnel selon les directives assignées par le superviseur
• Maintenir et organiser les systèmes de classement (papier et électronique) en vue d’en assurer l’exactitude, l’accessibilité et la confidentialité.
• Être disponible à voyager, selon les besoins;
• Effectuer d’autres tâches connexes dans le cadre du poste ou à la demande de son superviseur.

Qualifications:

• Diplôme collégial ou professionnel en administration.
• Une expérience pertinente pourra être considérée en remplacement de la formation académique.
• Excellente maîtrise de Microsoft Office 365 (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, etc.).
• Excellentes compétences en rédaction.
• Connaissance pratique et compréhension de la culture inuite et du Nunavik.
• Un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un rôle d’adjoint administratif ou dans un poste similaire.
• Excellentes compétences en communication en inuktitut et en anglais. Le français est considéré comme un atout.
• Capacité démontrée à collaborer efficacement et à faire preuve d’initiative dans un environnement de travail dynamique.
• Capacité à travailler sous pression, à gérer plusieurs priorités et à respecter des délais serrés.
• Personne fiable, qui sait faire preuve d’autonomie, très organisée et dotée d’excellentes compétences en gestion du temps.
• Solides aptitudes en analyse et en établissement des priorités.
• Flexibilité et adaptabilité face aux priorités et aux tâches changeantes.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles en plus d’un style de travail axé sur le travail d’équipe.
• Personne efficace et ponctuelle ayant une grande motivation.
• Discrétion démontrée et capacité à maintenir une confidentialité sans failles.
• Une cote de sécurité est requise.

Benefits:

Avantages :                    Tous les avantages sociaux offerts aux employés de Makivvik annuellement, tels qu’ils sont décrits dans le Manuel des politiques des ressources humaines de Makivvik, notamment :

 

 

Régime de pension simplifié: Cotisation patronale 7 %

Vacances annuelles : 20 jours en commençant

Congés de maladie :  15 jours

Indemnité d’isolement : Max. de 20 800 $

Indemnité de fret :     Max. de 6 500 $

Assurance collective

Indemnité pour l’essence :    Max. de 3 500 $

Indemnité de déplacement : Max. de 25 000 $

Indemnité de logement : Max. de 12 000 $